Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des schweizerischen Datenschutzrechts ist:

REColution GmbH
Schweiz
E-Mail: contact@viwoo.ch

Soweit im Folgenden von „wir“ oder „uns“ die Rede ist, ist die genannte Stelle gemeint.

2. Allgemeines und Begriffe

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Plattform ViWOO property, zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder auf Grundlage von Einwilligungen bzw. berechtigten Interessen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Betroffene können insbesondere Nutzerinnen und Nutzer der Verwaltung (Dashboard), Mieterinnen und Mieter oder andere Personen sein, die über von der Verwaltung bereitgestellte Formulare oder Links Inhalte einreichen.

3. Hosting, Server-Logfiles und Sicherheit

Die Plattform wird auf Servern betrieben, die von einem Hosting-Anbieter bereitgestellt werden. Dabei können technisch notwendige Daten verarbeitet werden, z. B. IP-Adresse, Zeitstempel, Browsertyp, Referrer-URL und angeforderte Ressourcen (Server-Logfiles).

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie ggf. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten (Verschlüsselung beim Transport wo möglich, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung von Änderungen in der Anwendung soweit vorgesehen).

4. Konten von Verwaltungen und Teamnutzer

Bei Registrierung und Nutzung des Dashboards verarbeiten wir z. B. Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash), Verwaltungsstammdaten, Rollen und ggf. Zahlungs- bzw. Abrechnungsreferenzen über unseren Zahlungsdienstleister.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), ggf. berechtigtes Interesse an Missbrauchsprävention (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Passwörter speichern wir nicht im Klartext. Zahlungsdaten (z. B. vollständige Kartennummern) werden, soweit genutzt, durch Stripe verarbeitet; es gelten die Datenschutzhinweise von Stripe.

Kontaktformular: Über die Seite „Kontakt“ können Sie uns Anfragen senden. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail, optional Organisation und Telefon, Thema, Freitext) zur Bearbeitung und Beantwortung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Massnahmen / Vertragsanbahnung) und ggf. lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation mit Interessenten). Die Nachricht wird per E-Mail an unsere zentrale Kontaktadresse übermittelt; Ihre E-Mail-Adresse wird als Antwortadresse (Reply-To) gesetzt. Zur Missbrauchsprävention setzen wir technische Massnahmen ein (z. B. Begrenzung der Häufigkeit pro IP-Adresse, Honeypot-Feld). Die Daten werden nicht zu Werbezwecken genutzt.

5. Schadensmeldungen, Tickets, Medien und Kommunikation

Über die Plattform können Videos, Fotos, Freitexte, Kontaktangaben und weitere vom jeweiligen Formular abgefragte Daten erfasst werden. Diese Daten werden gespeichert, der zuständigen Verwaltung angezeigt und zur Bearbeitung des Vorgangs (inkl. Weiterleitung an beauftragte Handwerkerpartner, soweit die Verwaltung dies nutzt) verwendet.

Rollenmodell: Die Verwaltung entscheidet als eigene Verantwortliche über Zweck und Umfang der Erhebung gegenüber Mieterinnen und Mietern. Soweit wir dabei im Auftrag der Verwaltung tätig werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV), den die Verwaltung mit uns abschließen kann.

Rechtsgrundlage für uns: Vertragserfüllung mit der Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. Auftragsverarbeitung; für Betroffene auf Verwaltungsseite zusätzlich die Rechtsgrundlagen, die die Verwaltung gegenüber den Betroffenen einhält.

Automatisierte Auswertungen (z. B. zur Inhaltserkennung, Kategorisierung oder Übersetzung) dienen der strukturierten Aufbereitung; eine garantierte inhaltliche Richtigkeit wird nicht geschuldet. Die fachliche Prüfung liegt bei der Verwaltung.

6. Auftragsverarbeiter und Dienstleister (Überblick)

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die uns bei Betrieb, Analyse, Zahlung und ggf. Inhaltsverarbeitung unterstützen. Dazu können insbesondere gehören:

• Hosting- und Infrastrukturdienstleister,
• Zahlungsabwicklung (Stripe),
• Anbieter von Sprach- und Textverarbeitung (z. B. Transkription, Übersetzung, Klassifikation),
• Anbieter von Sicherheits- und Inhaltsprüfungen für Medienuploads.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge gemäß Art. 28 DSGVO, soweit erforderlich. Eine aktuelle Liste kann die Verwaltung auf Anfrage bei uns erhalten.

7. Drittlandübermittlungen

Soweit Dienstleister außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Schweiz tätig werden, stellen wir sicher, dass ein angemessenes Schutzniveau besteht – insbesondere durch Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, Standardvertragsklauseln (SCC) und/oder die in der Schweiz vorgesehenen Mechanismen –, sofern keine Ausnahme (z. B. ausdrückliche Einwilligung) greift.

Kopien der geeigneten Garantien können wir auf Anfrage zur Verfügung stellen, soweit dem keine überwiegenden Geheimhaltungsinteressen entgegenstehen.

8. Cookies und lokale Speicher

Wir verwenden technisch notwendige Cookies bzw. Sitzungsmechanismen (z. B. Session-Cookie für Login, CSRF-Schutz). Diese sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich.

Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse bzw. Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO). Nicht notwendige Tracking-Cookies setzen wir ohne Ihre Einwilligung nicht ein.

9. Speicherdauer

Wir löschen oder anonymisieren personenbezogene Daten, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Ticket- und Mediendaten werden in der Regel so lange aufbewahrt, wie dies für die Abwicklung mit der Verwaltung erforderlich ist oder die Verwaltung die Daten in der Plattform vorhält. Nach Vertragsende mit der Verwaltung können Daten gemäß gesonderter Vereinbarung oder Löschkonzept entfernt werden.

Server-Logfiles werden nach einer angemessenen, möglichst kurzen Frist gelöscht oder anonymisiert, sofern keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.

Nachweise zu Zustimmungen (AGB/Datenschutz): Für registrierte Nutzer und für Mieter-Uploads protokollieren wir Zustimmungen in technischen Logeinträgen (Zeitpunkt, Kontext, Dokumentversion, IP-Adresse, ggf. Nutzerkonto und Ticketbezug). Diese Einträge dienen der Nachweisführung und werden nicht automatisch gelöscht; eine Löschung erfolgt nur bei berechtigtem Interesse oder auf Weisung der Verantwortlichen in der Django-Administration.

10. Ihre Rechte

Betroffene im Sinne der DSGVO haben – vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO).

Sofern eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Bitte richten Sie Anfragen an contact@viwoo.ch. Zur eindeutigen Zuordnung können wir zusätzliche Informationen anfordern.

11. Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörden

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für die Schweiz wenden Sie sich z. B. an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB). Für Deutschland sind u. a. die Landesdatenschutzbehörden zuständig.

12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Soweit Daten für den Vertragsschluss oder die Nutzung der Plattform erforderlich sind, ist deren Nichtbereitstellung zur Folge, dass wir den Vertrag nicht schließen oder bestimmte Funktionen nicht erbringen können.

13. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen unserer Leistungen abbildet. Es gilt die jeweils auf der Website veröffentlichte Fassung.